직장인 업무효율 높여주는 문서 파일 정리 꿀팁 총정리

 

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직장인 업무 효율을 훨씬 높여주는

 

문서 파일 정리 꿀팁을 알려드립니다.

 

정해진 규칙이 있는 것은 아니니

 

참고 후 본인에게 편한 방식으로

 

정리해 보시기 바랍니다.

 

 

 

폴더 관리 규칙

 

* 폴더는 업무별로 분류하기

 

- 매년 업무 내용이 다르다면 일간 / 주간 / 월간으로

 

분류합니다.

 

- 매년 같은 업무를 한다면 업무 종류별로 분류합니다.

 

* 최상위에는 업무 외 폴더 두기

 

 

* 큰 것에서 작은 순(대주제 -> 소주제)으로 정리

 

* 넘버링은 숫자로 표기하기

 

- 예시 : 001. 업무일지 - 01.2024년-01.1월...

 

- 예시 : 002. 광고업무 - 01.콘티모음 / 02. 저작물...

 

- 가장 중요한 폴더는 000으로 넘버링하기

 

 

문서 네이밍 규칙

 

* 기본 규칙 : 날짜_업무구분_제목

 

- 예시 : 241107_기획안_11월 블로그

 

* (추가) 접미사로 구분 : 제목_버전_작성자

 

- 예시 : 241107_11월 블로그 기획안_v1_금일봉

 

 

* 보고가 완료된 최종본은 F 또는 Fin 접미사 붙이기

 

- 예시 : 241107_11월 블로그 기획안_Fin_금일봉

 

* 가급적 띄어쓰기보다는 언더바(_) 사용하기

 

* 팀원 또는 외부와 공유하는 파일은 원본 규칙 따르기

 

- 공용 문서 확인 후, 회사의 문서 규칙 따르는 것 추천

 

 

첨부 문서 관리 방법

 

* 회의 자료를 만들기 위해 여러가지 파일을 만들 때

 

- 원본 문서 / 첨부 자료에도 넘버링 필수

 

- 1. 241107_회의자료_v1_금일봉

 

- 1-1. 회의 시 작성 문서

 

- 1-2. 첨부용 이미지 (1)

 

- 1-2. 첨부용 이미지 (2)

 

- 1-3. 첨부용 그래프

 

* 첨부 문서나 이미지는 어떤 파일인지 바로 알 수

 

있도록 직관적인 파일명으로 저장합니다.

 

 

기호를 활용해 폴더링하기

 

* 언더바 (_) + 폴더명

 

- 원본 이름을 유지하면서 폴더 순서를 최상단으로 바꿔줍니다.

 

* 언더바 2개 (_ _) + 폴더명

 

- 폴더명보다 더 상위로 올려줍니다.

 

* 골뱅이 (@) + 폴더명

 

- 같은 기호 갯수를 늘리기 싫을 때 사용합니다.

 

* 샵 (#) + 폴더명

 

- #폴더명 -> @폴더명 -> _폴더명 순으로 정렬합니다.